KANNA活用編

工事現場の見積り管理もKANNA(カンナ)におまかせ！

現場の見積りを送りたい。
メールで送ったけれど、念のため関係者に見せる用に準備しておいた方がいいかも…
見積書を印刷してファイリングしてカバンに入れて持ち歩く。
施工管理アプリKANNAを使えば、もうその必要はありません。

見積書をアプリから共有できます
必要なメンバーのみに公開できます
常に最新版を見せられます
関係者に自動で更新通知が送られます

関係者に見積書をKANNAで共有すれば、いつでも、どこでも確認できます。
パソコンはもちろん、スマホから現場でも見られます。

今回は、KANNAで見積書を管理する方法をお伝えします。
もう印刷や製本をして渡したり、見積り一式を持ち歩いたりする必要はありません。

見積りフォルダを作成する

建設現場の受発注では、見積書は重要な書類ですね。
KANNAで見積書を取り扱う場合にも、専用の置き場所(フォルダ)を用意することをおすすめします。

KANNAでは、案件ごとに「資料」という場所が用意されており、必要に応じて様々な書類を扱えます。
図面、仕様書、工程表、設計図、発注書などです。
案件の資料メニューの下に「フォルダ」を作成して、それぞれの書類の置き場所を準備しましょう。

見積書に関係する「案件」に行き、メニューにある「資料」を選択します。

「資料」メニューを開くと、すでにいくつかのフォルダがあります。
ここに見積りを扱うフォルダを追加するには、「＋フォルダを追加する」ボタンを押して、フォルダ名を入力して追加するだけです。

見積書以外にも、発注書や注文請け書など、管理したい書類ごとにフォルダを作成しておくと便利です。

公開先を限定する

KANNAでは通常、アップロードされた資料や写真は、案件を担当する全てのメンバーに公開されます。
案件の関係者と資料の共有やメッセージのやり取りを行うアプリだからです。

しかし、見積書などの書類は、見られるメンバーを制限する必要があります。
KANNAでは、資料のフォルダごとに公開範囲を制限できます。この設定をすることで、そのフォルダの中に入っている資料を見られるメンバーを制限できます。

フォルダの一覧の右側に「公開範囲」という項目があり、通常は「全体公開」となっています。これは、案件の担当メンバー全員が見られる状態です。

「公開範囲」を変更するには、変更したいフォルダの右はしにある「…」というボタンを押します。
表示された選択肢から「公開範囲の変更」を押して変更します。

公開範囲の設定は、会社ごとに行えます。
そのため、見積書フォルダを会社ごとに分けて、それぞれに公開できる会社を設定して使うことも可能です。

KANNAの大きな特長の１つは、他社ユーザーIDを無制限に発行できることです。
連絡の頻度が少ない職人さんや協力業者・関連業者様など関係するすべての方に安心してお使いいただけますので、KANNAで資料を共有したい関係者にユーザーIDを発行しましょう。

ユーザー登録の際に、所属する会社を設定でき、その会社ごとに公開したい情報・公開したくない情報をコントロールできます。

見積書をアップロードする

見積書をアップロードする場合は、同じく「資料」メニューから「資料を追加する」ボタンで行います。

アップロードの方法は、普段お使いのパソコンと同じです。
① 自分のパソコンに保存してあるファイルを選択、またはドラッグ＆ドロップして
② 保存先のフォルダを選択
③ 最後に「資料を追加する」ボタンを押す
で追加完了です。

見積書を最新版に差し替えて知らせる

見積り内容に修正が入り、見積書の変更が必要になるケースも多いと思います。
その場合もKANNAなら最新版を関係者にかんたんに共有できます。

KANNAの資料フォルダの中身は、KANNAを使うメンバー全員で共有です。1人のメンバーの変更内容は、即座に反映され、他のメンバーのアプリにも反映されます。
例えばあなたが今フォルダにある見積書を削除すれば、他のメンバーもアクセスできなくなります。
その後、修正した見積書をアップロードすれば、他のメンバーがアクセスした時には最新版の見積書を見せられます。
このように修正した見積書をアップロードすれば、関係者には常に最新版を見せることができるでしょう。

さらに新しいファイルがアップロードされた際には、アプリの通知またはメールで関係者に通知が行くので、自分で知らせる必要はありません。