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ファイルの種類と特長

ファイルは、どこの事務所でも必ず使用されている極めてポピュラーな事務用品です。ファイルは製品のタイプによって使い勝手に大きな差があり、扱う書類や保管方法などによって最適なファイルは異なります。「もっと便利で使いやすいファイルはないものだろうか?」とお悩みの場合に役立つ情報をご紹介します。

穴を開けずにとじるファイル

書類に穴を開けずにとじるファイルには、以下のようなタイプがあります。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◯
  • 収容量:△

決まった枚数の書類を収納できるファイルです。冊子状のため、収納後は本を読むような感覚で閲覧することができます。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◯
  • 収容量:◎

袋状のクリアポケットに書類を収納したものをリングバインダーでとじるタイプの製品です。順番の入れ替えが容易なため、差し替えが多い場合に向いています。

  • 閲覧性:◯
  • 抜き差し:◯
  • 収容量:◯

書類をレバーによってしっかりと押さえ込むファイルです。レバーの操作は容易で、手軽に書類保存ができます。主なレバーの種類は、スタンダードタイプと、より大型の綴じ具でしっかりと書類を挟めるロングレバータイプの2つです。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◎
  • 収容量:△

少量の書類を挟んで保管したい時、汚れや破損から保護しておけるホルダーです。大量の書類や長期保存には向きませんが、一時的な書類保存、プレゼン等の資料配布、書類回覧など色々なシーンで便利に活用できます。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◎
  • 収容量:△

少量の書類を挟んで冊子状にまとめることができるホルダーです。プレゼンなどにおける資料閲覧に適しています。

穴を開けてとじるファイル

書類に穴を開けてとじるファイルには以下のようなタイプがあります。

  • 閲覧性:◯
  • 抜き差し:△
  • 収容量:◎

2穴に通したパイプを固定して書類を挟むタイプのファイルです。極めて大容量かつ頑丈で、しっかりと書類を固定できるため、たくさんの書類をオフィスで共用したい場合や長期保存したい場合に最適です。書類抜き差しが片側からのみ可能な片開き式、両側から可能な両開き式の2種があり、抜き差しや入れ替えの頻度が高い場合は両開き式が便利です。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◎
  • 収容量:◯

レバーの動きによってリング状のとじ具の開閉が容易に行えるタイプのファイルです。閲覧頻度が高い書類に向きます。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◎
  • 収容量:◯

O型のリングによって書類をとじるファイルです。本を閲覧するような自然な感覚で快適に閲覧できます。ただしリングが円形である都合上、書類のパンチ穴にかかる力が均一にならず、始めと終わり部分の書類に損傷を生じやすい難点があります。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◎
  • 収容量:◯

D型のリングによって書類をとじるファイルで、Oリングファイルの難点を解決したものです。D型形状のリングによって書類にかかる力が均一で、まとまりやすくなります。またOリングファイルよりも安定性があるのも特長です。その反面、収容量の面ではOリングファイルにやや劣ります。

  • 閲覧性:◎
  • 抜き差し:◎
  • 収容量:◯

多数のリングによって書類を固定するタイプのバインダーです。書類がズレて動いたりたわんだりすることが少なく、閲覧頻度が高い使用環境でもパンチ穴からの書類の傷みが軽減できます。

  • 閲覧性:◯
  • 抜き差し:△
  • 収容量:△

留め足を折りたたんで留め具で固定するファイルです。コンパクトに書類を収納でき、かつ軽量であるため、少量の書類を挟んで持ち運ぶ際や、書類提出の際に便利でしょう。

≪まとめ≫

書類の閲覧の頻度や抜き差しの頻度などによって、使いやすいファイルは異なってきます。現場の使用状況に応じて最適なファイルを選択すれば、業務効率の大幅な向上も期待できるでしょう。